Si tu EPS cambió, tu documento de identidad tiene un error o necesitas incluir un beneficiario, la actualización no se hace en la ADRES directamente. El trámite depende de tu EPS o de la Alcaldía, y el tiempo de reflejo en la BDUA varía entre 5 y 10 días hábiles.
Respuesta Rápida: Para reportar una novedad de afiliación en la BDUA debes ingresar a https://www.miseguridadsocial.gov.co, seleccionar el trámite (traslado de EPS, corrección de datos o inclusión de beneficiarios) y esperar entre 5 y 10 días hábiles para que la EPS reporte el cambio a la ADRES. Si tu EPS no resuelve el caso en 15 días hábiles, debes radicar una PQRSD en https://www.adres.gov.co.
¿Qué es la BDUA y por qué importa reportar novedades a tiempo?
La Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) es el registro nacional que administra la ADRES para saber quién está afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), en qué EPS y bajo qué régimen. Si tu información está desactualizada, puedes tener problemas para recibir atención médica, autorizaciones o medicamentos.
Una novedad de afiliación es cualquier cambio que se debe registrar en la BDUA: traslado de EPS, corrección de nombre o documento, retiro de un beneficiario, inclusión de un hijo recién nacido o cambio de régimen (contributivo a subsidiado, o viceversa). La ADRES no recibe estas solicitudes de manera directa desde el ciudadano; son las EPS y las Entidades Territoriales quienes cargan la información.
¿Quién reporta las novedades a la BDUA: la ADRES o mi EPS?
Es tu EPS actual quien reporta la novedad, no la ADRES. La ADRES solo administra y valida la información que las EPS y los entes territoriales cargan mediante archivos periódicos. Esto significa que, sin importar el tipo de cambio que necesites, el primer paso siempre es tu EPS o el portal transaccional del Ministerio de Salud.
Esta distinción es clave porque muchos usuarios intentan comunicarse directamente con la ADRES para pedir un cambio de datos, y esa entidad no puede modificar la información sin que la EPS la haya reportado primero. La ADRES solo interviene cuando hay un bloqueo, una duplicidad o una inconsistencia que la EPS no logra resolver.
¿Cómo reportar un cambio de afiliación si soy ciudadano?
Si eres un afiliado o beneficiario, tienes dos rutas principales para reportar cualquier novedad. Ambas están disponibles sin costo y no requieren intermediarios.
Paso a paso a través de “Mi Seguridad Social”
El Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), disponible en el portal Mi Seguridad Social, es el canal más rápido y recomendado por el Ministerio de Salud y Protección Social para gestionar novedades en línea.
- Ingresa a https://www.miseguridadsocial.gov.co.
- Inicia sesión con tu usuario o regístrate si es tu primera vez.
- En el panel principal, selecciona el trámite que necesitas: traslado de EPS, actualización de datos de contacto, inclusión de beneficiarios o cambio de régimen.
- Completa el formulario con los soportes solicitados, como cédula o registro civil.
- Confirma el envío y guarda el número de radicado para hacer seguimiento.
Los cambios hechos en este portal notifican de forma automática a la EPS correspondiente, y luego se reflejan en la BDUA.
Paso a paso directamente con tu EPS
Si el problema es una inconsistencia en tus nombres, apellidos o tipo de documento, el trámite debe hacerse directamente en los canales de tu EPS actual.
- Comunícate con tu EPS por oficina, portal web o línea telefónica.
- Solicita la corrección de datos o el reporte de la novedad correspondiente.
- Entrega los documentos de soporte, como cédula, tarjeta de identidad o certificado de la Registraduría.
- Pide un número de radicado o constancia de la solicitud.
- Haz seguimiento si el cambio no aparece reflejado dentro del tiempo estimado.
La EPS es la responsable de trasladar esta información a la ADRES mediante los reportes periódicos establecidos por la normativa vigente.
¿Cuánto tarda en reflejarse el cambio en la BDUA?
La actualización no ocurre de inmediato. Las EPS no envían los cambios uno por uno; los agrupan en reportes masivos que se cargan en fechas específicas del mes. Por eso los tiempos varían según el tipo de trámite.
| Tipo de novedad | Tiempo estimado de reflejo |
|---|---|
| Corrección de datos personales | 5 a 10 días hábiles |
| Inclusión de beneficiarios | 5 a 10 días hábiles |
| Traslado de EPS | Primer día del mes siguiente |
| Nueva afiliación | 5 a 10 días hábiles |
Mientras el cambio se procesa, el documento válido para recibir atención médica es el certificado de afiliación que expide tu EPS, no un pantallazo de la BDUA.
¿Qué hago si mi EPS no reporta la novedad a tiempo?
Si han pasado más de 15 días hábiles sin que tu EPS resuelva la solicitud, o si el sistema reporta que estás duplicado en la BDUA, puedes escalar el caso directamente ante la ADRES mediante una PQRSD (Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia o Denuncia).
Cómo radicar una PQRSD ante la ADRES
- Ingresa a la página oficial https://www.adres.gov.co.
- Ve a la sección “Portal del ciudadano – PQRSD”.
- Haz clic en “Radique una PQRSD” y diligencia el formulario con tus datos completos.
- En el asunto, especifica con claridad la novedad, por ejemplo: “Corrección de documento” o “Presunto afiliado duplicado”.
- Adjunta los soportes necesarios: copia de la cédula, certificado de la Registraduría Nacional o de Migración Colombia si el caso lo requiere.
- Guarda el número de radicado para hacer seguimiento a la respuesta.
La ADRES tiene un plazo legal para responder este tipo de solicitudes conforme a la Ley 1755 de 2015, que regula el derecho de petición en Colombia.
¿Cómo reportan las novedades las EPS y las Entidades Territoriales?
Si trabajas en una EPS o en una Entidad Territorial encargada de cargar novedades, el proceso es institucional y sigue un cronograma estricto definido por la ADRES.
Reglas del proceso institucional
- Los archivos de novedades solo se pueden cargar en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles completos.
- La información se prepara en formato Excel y se convierte a TXT antes de procesarse.
- El archivo debe pasar por la malla validadora de la ADRES, que revisa consistencia y genera un archivo comprimido con extensión .PAK.
- El archivo .PAK se radica en el portal transaccional de la ADRES, en los horarios definidos según el tipo de entidad. Por ejemplo, las Entidades Territoriales suelen tener como plazo el último día hábil de la semana.
Este proceso busca evitar errores masivos en la BDUA y garantizar que la información de millones de afiliados se actualice de forma ordenada.
¿Qué pasa si no reporto una novedad de afiliación?
No reportar una novedad puede generar consecuencias directas para el afiliado. Entre las más comunes están:
- Negación o demora en autorizaciones médicas.
- Problemas para acceder a medicamentos o procedimientos.
- Doble afiliación, lo que genera bloqueos en el sistema.
- Inconsistencias que afectan el reporte de aportes en el régimen contributivo.
Por eso, el Ministerio de Salud recomienda revisar la afiliación al menos una vez al año, especialmente después de un cambio laboral, nacimiento de un hijo o cambio de ciudad.
Conclusión
Reportar una novedad de afiliación en la BDUA no depende de la ADRES en primera instancia, sino de tu EPS o de la Entidad Territorial correspondiente. El portal Mi Seguridad Social es la vía más rápida para la mayoría de los trámites, mientras que la ADRES solo interviene cuando hay bloqueos o inconsistencias que tu EPS no logra resolver dentro de los tiempos establecidos. Verificar tu estado de afiliación de forma periódica evita contratiempos al momento de necesitar atención médica.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es una novedad de afiliación en la BDUA?
Es cualquier cambio que debe actualizarse en el registro de afiliados, como traslado de EPS, corrección de datos, inclusión de beneficiarios o cambio de régimen.
2. ¿Puedo reportar un cambio directamente en la página de la ADRES?
No. La ADRES no recibe reportes directos de novedades; el trámite se hace ante tu EPS o mediante el portal Mi Seguridad Social, salvo en casos de PQRSD por bloqueos.
3. ¿Cuánto tiempo tarda un traslado de EPS en hacerse efectivo?
El traslado se hace efectivo el primer día del mes siguiente a la solicitud, según la normativa vigente del sistema de salud.
4. ¿Qué documento debo usar mientras se actualiza mi información?
El certificado de afiliación expedido por tu EPS es válido para recibir atención médica mientras el cambio se refleja en la BDUA.
5. ¿Qué hago si mi EPS no resuelve mi solicitud?
Si pasan más de 15 días hábiles sin solución, puedes radicar una PQRSD directamente en el portal de la ADRES.
6. ¿Cómo incluyo a un recién nacido en mi afiliación?
Debes reportar la inclusión ante tu EPS con el registro civil de nacimiento, o hacerlo en línea a través de Mi Seguridad Social.
7. ¿Qué significa que estoy “duplicado” en la BDUA?
Ocurre cuando el sistema registra a una persona con más de una afiliación activa al mismo tiempo, lo que bloquea la actualización hasta que se resuelva ante la ADRES.
8. ¿Necesito pagar para reportar una novedad de afiliación?
No. El trámite es completamente gratuito, tanto en el portal Mi Seguridad Social como directamente con la EPS o la ADRES.
9. ¿Con qué frecuencia debo revisar mi estado de afiliación?
Se recomienda verificarlo al menos una vez al año o después de cambios importantes como un nuevo empleo, mudanza o nacimiento de un hijo.
10. ¿Qué entidad administra la información de la BDUA?
La ADRES es la entidad que administra y consolida la BDUA, aunque son las EPS y las Entidades Territoriales quienes reportan las novedades.
